Cahier des charges refonte site internet : modèle PME

Télécharger le modèle et décrire le problème actuel

Téléchargez le modèle modifiable au format Word, ou utilisez la version texte. Il s’agit d’une trame originale ISS Agency pour préparer les échanges. Remplacez les champs à compléter par des faits observés, puis supprimez les rubriques sans rapport avec votre projet. Le document n’est pas un devis ni un contrat prêt à signer.

Commencez par expliquer pourquoi vous envisagez une refonte. « Le site est vieux » décrit un ressenti. « Sur téléphone, nos prestations sont difficiles à trouver et le formulaire arrive dans une ancienne boîte mail » donne deux problèmes à résoudre. Joignez l’adresse des pages concernées et, si possible, une capture de chaque difficulté.

Gardez aussi ce qui fonctionne : une page qui reçoit des demandes, des photos de chantiers utilisées par les commerciaux, un espace documentaire apprécié des partenaires. Une refonte n’implique pas de tout supprimer. Si vous hésitez encore sur son utilité, commencez par notre article sur les signes qui justifient une refonte, puis revenez au modèle pour préparer le travail.

Fixer un objectif principal et un périmètre chiffrable

Choisissez une action prioritaire : recevoir des demandes de devis mieux renseignées, faciliter une réservation ou présenter des expertises à des partenaires. Précisez ensuite le public, la zone desservie et les prestations concernées. Un site destiné aux particuliers ne doit pas nécessairement employer la même structure qu’un site utilisé pour répondre à des demandes de partenariat professionnel.

Voici un exemple fictif de périmètre : une entreprise de rénovation souhaite huit pages, une galerie de douze chantiers et un formulaire avec cinq champs. Elle fournit son logo, les photographies et les descriptions techniques ; le prestataire reformule les textes, crée les pages et vérifie leur affichage mobile. Cet exemple ne fixe aucun tarif, mais il donne une base commune pour chiffrer.

Classez les demandes en trois groupes : indispensable à l’ouverture, utile mais différable, hors projet. Une newsletter peut attendre si l’urgence concerne le formulaire de devis. Précisez le nombre de langues, les formulaires attendus et les intégrations indispensables. Toute fonction ajoutée après le devis devra être discutée en termes de travail, de coût et de délai.

Faire l’inventaire avant de supprimer les anciennes pages

Listez les adresses actuelles dans un tableau : URL, rôle de la page, contenu à conserver, décision et future destination. Ajoutez une colonne pour les documents téléchargeables et une autre pour les pages qui reçoivent des visites ou des liens, lorsque ces données sont disponibles. Demandez au prestataire de compléter cet inventaire si vous ne pouvez pas le produire.

Une page de prestation peut être conservée à la même adresse, réécrite ou regroupée avec une autre. Ces décisions doivent être explicites. Rediriger toutes les anciennes pages vers l’accueil masque les erreurs de correspondance et ne répond pas à la recherche d’un visiteur qui attendait une prestation précise. Le guide Google sur les migrations avec changement d’URL décrit la préparation des correspondances et des redirections.

Demandez une liste des redirections et une vérification après publication. Conservez les données de référence utiles : pages consultées, demandes reçues et problèmes connus. Une variation de visibilité peut survenir lors d’une migration ; aucun cahier des charges sérieux ne peut garantir que toutes les positions resteront identiques. Il peut en revanche imposer des contrôles et désigner qui corrige un lien cassé.

Répartir les contenus et les validations

Pour chaque page, nommez une personne qui fournit l’information et une personne qui valide. Le prestataire peut écrire, mais il ne peut pas deviner vos conditions de livraison, vos qualifications ou vos délais d’intervention. Fixez une date de remise des éléments et indiquez ce qui se passe si les contenus arrivent après le lancement prévu.

Utilisez une ligne par livrable : page Services, texte fourni par la dirigeante, reformulation par l’agence, validation le 15 du mois. Faites de même pour les photos, les logos et les documents. Vérifiez les autorisations nécessaires avant publication. Évitez les mots de passe dans le cahier des charges : les accès seront transmis séparément par un moyen approprié et aux seules personnes concernées.

Prévoyez aussi les mentions d’information, les formulaires et les outils de mesure. Identifiez le responsable de leur rédaction et de leur validation selon votre situation. N’acceptez pas une rubrique « conformité incluse » sans savoir ce qui sera effectivement livré. Le modèle sert à poser les questions et à répartir les responsabilités, pas à remplacer une analyse juridique de votre activité.

Définir des critères de réception observables

Un critère de réception décrit une vérification que vous pouvez réellement effectuer. « Site moderne » sera interprété différemment par chacun. « Le visiteur ouvre la page Services sur son téléphone, trouve la zone d’intervention et envoie une demande dont l’équipe reçoit la notification » définit un parcours testable de bout en bout.

Ajoutez des essais précis : accès au téléphone, navigation au clavier, lecture des prix sans zoom, affichage des images, ouverture des documents et utilisation du formulaire avec une erreur volontaire. Pour une réservation, testez un créneau indisponible. Pour une demande de devis, vérifiez la réception et le message de confirmation. Faites ces essais avec des données de test identifiables.

Demandez un environnement de prévisualisation, une période de relecture et une liste des corrections bloquant la publication. Sur un site vitrine, quelques scénarios bien choisis valent mieux qu’une formule générale sur la qualité. Nos réalisations clients peuvent servir de point de départ pour discuter d’un parcours, mais vos critères doivent correspondre à votre propre organisation.

Comparer le coût du projet et son fonctionnement futur

Demandez que le devis sépare la conception, l’intégration, la rédaction, les images, les éventuelles migrations et l’accompagnement après ouverture. Identifiez également les coûts récurrents : hébergement, domaine, outils tiers et maintenance. Deux montants de création identiques peuvent aboutir à des budgets annuels très différents.

Pour comparer, choisissez le même horizon, par exemple deux ans. Dans un scénario fictif, un devis comprend 2 400 € de création et 40 € par mois de suivi ; le total de ces deux postes atteint 3 360 € sur vingt-quatre mois. Il faut encore ajouter les coûts explicitement exclus. Cette opération sert à comparer un périmètre, pas à présenter un tarif de marché ou une offre ISS Agency.

Faites préciser les modalités de sortie : récupération des contenus, transfert du domaine, accès aux comptes et remise des fichiers prévus au contrat. Pour le suivi, notre guide sur le prix de la maintenance explique les postes à distinguer. Un devis lisible permet de discuter d’une option avant qu’elle devienne une facture inattendue.

Éviter les trois briefs qui créent des malentendus

Le premier consiste à demander « le même site que ce concurrent ». Remplacez cette consigne par les éléments qui vous intéressent : une navigation simple, des photos de chantiers ou une page par expertise. Précisez ce que vous voulez faciliter pour le visiteur. Vous donnez ainsi une direction sans demander une copie.

Le deuxième mélange toutes les envies sans priorité. Le troisième fixe une date d’ouverture sans réserver de temps pour fournir les contenus et tester. Dans les deux cas, demandez un découpage avec une première version cohérente et des ajouts éventuels. Faites apparaître les dépendances : une page ne peut pas être validée tant que ses tarifs ou ses photographies ne sont pas disponibles.

Une fois le modèle rempli, faites-le relire par la personne qui traitera les demandes issues du site. Elle verra souvent une information manquante que le décideur n’avait pas identifiée. Vous pouvez ensuite contacter ISS Agency avec ce document pour discuter du périmètre et des étapes, plutôt que commencer par une liste d’effets visuels.

Questions fréquentes sur le cahier des charges de refonte

Combien de pages doit contenir le document ?

Il doit être assez détaillé pour éviter les interprétations, sans répéter les mêmes informations. Pour une petite entreprise, commencez avec la trame fournie et des exemples concrets. France Num propose aussi une sélection de modèles de cahiers des charges adaptés à différents projets.

Faut-il choisir WordPress ou une autre technologie avant le devis ?

Indiquez surtout les contraintes : modifier les contenus, relier un outil existant, conserver un hébergeur ou gérer plusieurs langues. Demandez au prestataire d’expliquer son choix et ses conséquences sur les coûts, l’autonomie et la maintenance.

Peut-on conserver le même nom de domaine ?

Oui, une refonte peut conserver le domaine existant. Vérifiez qui contrôle le compte et les renouvellements. Une modification des adresses de pages doit être traitée séparément : conserver le domaine ne dispense pas de préparer les redirections nécessaires.

Le modèle peut-il servir à une création de site ?

Oui. Remplacez l’inventaire de l’ancien site par les supports disponibles et supprimez les sections de migration inutiles. Gardez les objectifs, le périmètre, les responsabilités, les critères de réception et le budget de fonctionnement.